Arbeite smart statt hart – 7 Stellschrauben (Teil 2)

Hier nun der 2. Teil des Artikels `Arbeite smart statt hart – 7 Stellschrauben´. Nachdem ich im ersten Teil des Artikels auf die aktuellen Trends und Entwicklungen in der Arbeitswelt und die ersten drei Stellschrauben eingegangen bin (Nimm Deinen Arbeitsplatz unter die Lupe, Setze Prioritäten, Mache ausreichend Pausen), erfährst Du hier etwas zu den nächsten vier Stellschrauben:

1. Trete Störungen entgegen
2. Sage auch mal `Nein´
3. Gestalte Deinen Arbeitsplatz
4. Beachte Deine biologische Leistungskurve

 

4. Trete Störungen entgegen

Ständig `einschneiende´ E-Mails und Anrufe oder der Besuch von Vorgesetzten und Kollegen führen dazu, dass wir immer wieder unsere Arbeit unterbrechen und/oder mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen. Dies ist besonders störend, wenn wir einer Tätigkeit nachgehen, die unsere volle Konzentration erfordert. Das Telefonklingeln oder der akustische/visuelle Hinweis, dass eine neue E-Mail eingetroffen ist, kann ganze Gedankengebäude zum Einsturz bringen. Es kostet dann viel Zeit und Mühe, wieder in die ursprüngliche Tätigkeit hineinzufinden.

Wir sprechen hier von einem sogenannten `Sägeblatt-Effekt´. Studien zufolge brauchen Beschäftigte nach einer dreiminütigen Arbeitsunterbrechung circa zwanzig Minuten, um gedanklich wieder im Arbeitsprozess zu sein. Das Gehirn benötigt die Zeit, um die notwendigen Informationen wieder ins Arbeitsgedächtnis zu holen. Dabei gehen Arbeitsunterbrechungen und Multitasking mit Leistungseinbußen einher. Es werden mehr Fehler gemacht und die Bearbeitung einer Aufgabe dauert – wegen des oben beschriebenen Effektes – länger.

Unterbrechungen lassen sich zwar nicht immer vermeiden. Aber wir sollten uns bei jeder Unterbrechung fragen, ob sie wirklich ein Notfall ist oder ob sie warten kann, bis die aktuelle Aufgabe erledigt ist. Meistens haben wir mehr Spielraum, als wir denken. Und oft stehen wir uns selbst im Weg. Es erfordert nämlich auch Disziplin, nicht ständig seine Mails abzurufen. Die Neugier, vielleicht ein innerer Zwang oder einfach nur unsere Gewohnheit treiben uns zu dieser Handlung an. Neue Gewohnheiten – wie Mails nur zu bestimmten Zeiten abzurufen und zu beantworten – müssen wir uns erst aneignen.

Im Falle einer notwendigen Unterbrechung ist es hilfreich, den aktuellen Gedanken zu notieren. Hier kann der berühmte Notizzettel als Erinnerungshilfe dienen (Wo waren wir stehen geblieben? Welchen Gedanken haben wir gerade verfolgt?), um anschließend wieder schneller in den unterbrochenen Arbeitsprozess hineinzufinden. Wenn wir aber unterbrochen werden, sollten wir Möglichkeiten und Methoden kennen, eine Störung möglichst kurz zu halten oder sogar abzuwenden.  

Dazu einige Tipps:

• Wenn Dich jemand anspricht, obwohl Du gerade nicht gestört werden möchtest, sei ehrlich und sage, dass Du gerade beschäftigt bist. Schlage gegebenenfalls einen Alternativtermin für ein Gespräch vor.
• Um Störungen kurz zu halten, stehe auf und gehe unerwarteten Besuchern entgegen. Stelle keinen Stuhl in die Nähe Deines Schreibtischs.
• Hast Du ein eigenes Büro, halte Deine Tür geschlossen in Zeiten, in denen Du nicht gestört werden möchtest.
• Arbeitest Du in einem Großraumbüro, platziere eine Pflanze oder sonstige Gegenstände zwischen Dir und anderen, um Deinen Bereich etwas abzuschirmen.
• Setze Dich, wenn möglich, so hin, dass Du nicht mit dem Gesicht zur Tür oder zu einem Durchgang sitzt.
• Stelle Dein Telefon um.
• Arbeite in Paketen, z. B.: zwei Mal täglich für 30 Minuten E-Mails bearbeiten.
• Schalte den Ton am PC für ankommende E-Mails aus.
• Vereinbare mit Kollegen ein Zeichen, wenn Du nicht gestört werden möchtest.
• Nutze für Arbeiten, bei denen Du nicht gestört werden möchtest, vielleicht einen leerstehenden Raum, zum Beispiel ein Konferenzzimmer.
• Sage ab und zu auch mal `Nein´.

 

5. Sage auch mal `Nein´

In meinen Seminaren genießt dieses Thema immer höchste Priorität: Wie kann ich am besten `Nein´ sagen? Für viele Menschen gibt es nur ein `Hop oder Top´: ein `kategorisches Nein´, bei dem Konflikte vorprogrammiert sind, oder ein `Ja´, bei dem der Anfrage bedingungslos nachgegangen wird. Es gibt Situationen, in denen ein kategorisches `Nein´ notwendig ist. Beispielsweise wenn man in der U-Bahn belästigt wird, in der Kindererziehung oder wenn man innerlich ganz klar weiß: `Nein, das mache/will ich nicht´. Versteht der Fragesteller das aber nicht, ist es erforderlich, durch ein deutliches `Nein´ eine klare Grenze zu ziehen. Selten sind die Situationen allerdings so eindeutig und wir hören uns vorschnell `Ja´ sagen, obwohl wir eigentlich `Nein´ meinen. Hier einige Beispiele, wie Du einem Fragesteller begegnen kannst:

Zeit lassen: Zunächst einmal ist es kein Vergehen, sich beim Fragesteller eine kurze Bedenkzeit für eine Antwort zu erbeten. Denke einfach kurz nach, bevor Du antwortest. Dazu eine mögliche Formulierung: `Ich komme in fünf Minuten auf Sie zu und gebe Ihnen Bescheid´.

Konditionsgebundenes `Ja´: Hier gibst Du dem Fragesteller ein `Ja´ zu bestimmten Konditionen: `Ich übernehme diese Aufgabe gerne für Sie. Allerdings schaffe ich es nicht allein. Vielleicht kann mir noch jemand dabei helfen?´ oder `Ich habe gerade X zu erledigen. Gerne kann ich für Sie Y übernehmen. Was hat für Sie Priorität?´

Lösungsorientiertes `Nein´: Hier entgegnest Du ein `Nein´, schlägst aber gleichzeitig eine Lösung vor: `Leider kann ich Ihnen nicht helfen, da ich zurzeit selbst in Arbeit ertrinke. Fragen Sie doch einmal bei Herrn Meyer nach, vielleicht kann er Sie unterstützen.´

Wichtig: die eigenen Grenzen sehen, akzeptieren und diese kommunizieren und insgesamt auf eine wertschätzende Formulierung achten.

6. Gestalte Deinen Arbeitsplatz

Ein Plädoyer für einen aufgeräumten Arbeitsplatz:

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist für den gesamten Arbeitsprozess hilfreich. Du verschwendest keine Zeit fürs Suchen und hast einen besseren Überblick, zum Beispiel über Deine Projekte. Und wenn Du mal nicht da bist, finden sich Deine Stellvertreter/Kollegen leichter zurecht. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist leichter sauber zu halten, wodurch Du auch wieder Zeit sparst. Außerdem ist es hygienischer und Dein Raumbedarf wird in Grenzen gehalten. Aber das Wichtigste ist: Ein klarer Arbeitsplatz sorgt für einen klaren Kopf. Die Ablenkung wird reduziert. Du kennst vielleicht das Gesetz: Wie innen so außen bzw. umgekehrt. Veränderungen können im Innen stattfinden und sich im Außen zeigen. Es kann aber auch in die umgekehrte Richtung gehen: Wenn wir eine Veränderung im Innen bewirken wollen, fangen wir im Außen an. Das kann die Wohnung oder auch der Arbeitsplatz sein.

Das, was offline gilt, ist auch für Deine virtuelle Arbeitsumgebung – PC und E-Mail-Fach – hilfreich. Schaffe auch hier eine Struktur, in der Du Dich gut zurechtfindest kannst. Dazu gehört, dass Du die Ordner auf dem PC und im E-Mail-Fach mit passenden Namen versiehst. Eingetroffene Mails kannst Du nach dem `Eisenhower-Prinzip´ (siehe 1. Teil – 2. Stellschraube `Prioritäten setzen´) einteilen: die dringenden Mails bearbeitest Du sofort. Wichtige Mails, die aber keine sofortige Reaktion Deinerseits erfordern, kommen in einen entsprechenden Ordner zur Beantwortung. Die unwichtigen und nicht dringenden Mails wandern sofort in den virtuellen Papierkorb.  

 

7) Beachte Deine biologische Leistungskurve

Quelle: https://www.studienstrategie.de/konzentration/biorhythmus-leistungskurve/

Damit wir mit Schwung durch unseren Arbeitstag kommen, sollten wir unsere biologische Leistungskurve beachten – soweit es uns möglich ist. Wann wir ein Hoch oder ein Tief haben, hängt davon ab, zu welcher Zeit wir den Tag beginnen und ob wir eher ein Morgen- oder Abend-Typ sind. Daher ist genau zu erwägen, welche Tätigkeiten wir in welche Phase legen. Beispielsweise ist es sinnvoll, eine Aufgabe, die hohe Konzentration oder auch Kreativität erfordert, dann zu erledigen, wenn wir noch wach und vital sind, während sich Routineaufgaben eher für Tiefphasen eignen, z. B. nach der Mittagspause. Auch wenn wir nicht den Eindruck haben, gibt es oft mehr Spielräume, als wir denken. Wenn Du Deinen Arbeitsalltag analysierst, fallen Dir bestimmt einige Stellschrauben auf, an denen Du drehen kannst.

Man unterscheidet zwischen vier Zuständen:

Alpha-Zustand: In diesem Zustand befinden wir uns nach dem Erwachen, wenn unser Gehirn noch nicht voll auf Touren ist. Unsere Fantasie und unsere Assoziationsfähigkeit sind in diesem entspannten Zustand sehr ausgeprägt. Häufig haben wir dann `Eingebungen´, besonders gute Ideen und Lösungsansätze.

Up-Phasen: Up-Phasen sind Phasen des Energieanstiegs, in denen wir uns vor dem Hoch (der Prime-Time) am Morgen und vor dem Hoch am späten Nachmittag befinden.

Prime-Time: Das ist die Zeit des Tages, in der wir am fittesten sind. Hier sollten anspruchsvolle Aufgaben erledigt werden, die konzentriertes Denken und Tun erfordern. Es ist die beste Zeit, um schwierige oder unangenehme Aufgaben auszuführen, wie beispielsweise die A- oder B-Aufgaben.

Down-Phasen: Die Down-Phase ist das berühmte Mittagstief. Aber auch vor dem Mittagessen oder nach Arbeitsschluss sinkt unser Energiepegel. Diese Phasen eignen sich sehr gut für anspruchslose Aufgaben wie C- bzw. Routineaufgaben.

Zusammenfassung

Hier noch einmal eine kurze Zusammenfassung der 7 Stellschrauben:

1) Nimm Deinen Arbeitsplatz unter die Lupe: Überprüfe, welche Energie- und Zeitfresser Deinen Arbeitsalltag belasten, um dann entsprechende Konsequenzen daraus ableiten zu können.

2) Setze Prioritäten: Priorisiere Deine Tätigkeiten.

3) Mache ausreichend Pausen: Achte darauf, regelmäßig Pausen einzulegen.

4) Trete Störungen entgegen: Überprüfe wann und wie Du gestört wirst und wie Du damit umgehen kannst.

5) Sage auch mal Nein: Zur Gestaltung eines gesunden Arbeitstages ist es auch mal notwendig, ein `Nein´ auszusprechen – ohne den anderen vor den Kopf zu stoßen.

6) Gestalte Deinen Arbeitsplatz: Gestalte deinen Arbeitsplatz so, dass Du Dich gut zurechtfindest und Zeit zum Suchen vermeidest.

7) Beachte Deine biologische Leistungskurve: Betrachte Deine biologische Leistungskurve und überprüfe, welche Aufgaben Du am besten zu welchem Zeitpunkt erledigst.

Beantworte Dir abschließend folgende Fragen:

• Welche Tätigkeiten/Aufgaben kannst Du zu anderen – sinnvolleren Zeiten erledigen?
• Welche Tätigkeiten kannst Du weglassen?
• Gibt es Wartezeiten, die Du für andere Tätigkeiten nutzen kannst?
• Wo kannst Du Pausen integrieren oder anders verteilen?
• Wo kannst Du störungsfreie Zeiten installieren?
• Was kannst Du wie delegieren? An wen? Was braucht derjenige?
• Welche unliebsame Aufgabe könntest Du abgeben oder mit jemandem tauschen?
• Was kannst Du noch tun, um Deinen Arbeitsalltag smarter zu gestalten?
• Welche Veränderungen möchtest Du jetzt konkret vornehmen?

 

Ich wünsche Dir jetzt viel Erfolg bei der Umsetzung😊. Wenn Du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, empfehle ich Dir den Online-Kurs zum Artikel.

Wenn Du wissen möchtest, wie Du den Herbstblues vertreiben kannst, lese hier weiter …

 

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