Arbeite smart statt hart – 7 Stellschrauben (Teil 1)

Arbeit ist ein zentraler Bereich in unserem Leben und beeinflusst maßgeblich unsere Gesundheit und unser Wohlbefinden. Wir hetzen stressgeplagt durch unseren Alltag und verlaufen uns manchmal im Hamsterrad. Natürlich lässt sich Stress nie ganz vermeiden. Das ist auch nicht sinnvoll, denn in Maßen ist er ja auch gesund. Aber wie können wir verhindern, dass uns immer wieder die gleichen Situationen in Hektik versetzen? Viele davon sind `hausgemacht´ und können dementsprechend auch nur durch uns verändert werden. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Stress zu managen. Einige habe ich schon in den letzten Artikeln `Stress lass nach – 7 Maßnahmen für den Stressnotfall´,  `Shinrin Yoku – Heute schon waldgebadet?´ sowie in `Mit Tagträumen zum Erfolg´ beschrieben.

In diesem und dem nächsten Blogartikel widme ich mich ausschließlich der Gestaltung der beruflichen Tätigkeit. Dabei möchte ich Dir sieben Stellschrauben zeigen, mit denen Du Deinen Arbeitsalltag so gestalten kannst, dass Du gesund, gelassen und motiviert Deinen Beruf ausführen und entspannt den Feierabend genießen kannst.

Je nach Arbeitsplatz wird die eine oder andere Stellschraube besser passen. Suche Dir einfach die Stellschrauben heraus, die Du am besten an Deinem Arbeitsplatz umsetzen kannst.

Als ich diesen Blogartikel fertig geschrieben hatte, bemerkte ich, dass er zu lang war. Aus diesem Grunde habe ich ihn in zwei Artikel aufgeteilt: hier erfährst Du etwas über die drei ersten Stellschrauben und im nächsten Teil beschreibe ich die vier restlichen Stellschrauben.

Doch vorab möchte ich noch einige Worte zu den aktuellen Trends und Entwicklungen in der Arbeitswelt verlieren:

 

Aktuelle Trends und Entwicklungen

Die WHO sieht Stress als eine der größten gesundheitlichen Risiken des 21. Jahrhunderts. Und das nicht zu Unrecht:

Eine Studie der Bertelsmann-Stiftung zum Thema `Arbeitsdruck und Gesundheit´ stellte 2015 fest, dass jeder fünfte Arbeitnehmer nach eigenen Angaben an seine Leistungsgrenze stößt, 23 % keine Pausen machen und jeder Achte sogar krank zur Arbeit geht. Statt die Leistung durch Pausen und Regeneration zu steigern, greifen viele zu Nikotin und Medikamenten, die jedoch – wenn überhaupt – nur eine kurzfristige Leistungssteigerung bewirken können. Als Grund werden die permanent wachsenden Anforderungen angegeben, denen sich viele Arbeitnehmer hilflos ausgeliefert fühlen. 51 % der Befragten glauben keinen oder nur geringen Einfluss auf den Arbeitsumfang zu haben.

Dieser besorgniserregende Trend wirkt sich nicht nur auf unsere physische, sondern auch auf unsere psychische Gesundheit aus. Jedes Jahr bringen die Krankenkassen einen Fehlzeitenreport heraus, der Aufschluss über die Anzahl der Fehltage in Deutschland gibt. Hier zeigt sich, dass ein stetig wachsender Anteil an Krankschreibungen und Fehltagen aufgrund psychischer Erkrankungen entsteht. Psychische Erkrankungen sind nach Muskel-Skelett-Erkrankungen der zweithäufigste Grund für eine Arbeitsunfähigkeit. Laut Techniker Krankenkasse ist die Anzahl `psychisch bedingter´ Fehltage seit dem Jahr 2000 um rund 75 % gestiegen (TK, Gesundheitsreport 2016). Die Zahl wäre noch eklatanter, wenn man bedenkt, dass ein Großteil körperlicher Beschwerden psychosomatisch bedingt ist.

Was stresst bei der Arbeit?

Doch was sind die Stressfaktoren, die uns so krank werden lassen? Laut des Stressreports der Techniker Krankenkasse (2016) werden drei Faktoren als am meisten belastend im Arbeitsalltag empfunden:

1. Zu viel Arbeit (64%)
2. Termindruck/Hetze (59%)
3. Unterrechnungen / Störungen (52%)

 

Zusammenfassend kann man auch sagen: Zu viel gleichzeitig, auf Termin und mit vielen Unterbrechungen.

Dies hängt auch mit der Beschleunigung von Arbeitsprozessen zusammen, die sich in den letzten 5 Jahren noch einmal potenziert hat – und zwar weltweit. Die Beschleunigung, Verdichtung und zunehmende Komplexität von Arbeitsprozessen führen zu einer Arbeitsweise, die für das menschliche Maß nicht mehr gesund ist. Prof. Dr. Heike Bruch und Sandra Kowalevski sprechen in Ihrer Untersuchung zum Thema `Gesunde Führung´ (Bruch, H; Kowalevski, 2013) von einer Beschleunigungsfalle: “Die Beschleunigungsfalle beschreibt die kollektive Überhitzung eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Unternehmen in der Beschleunigungsfalle überlasten ihre Mitarbeiter mit einem Zuviel an Aufgaben, für die nicht ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, verlieren den Fokus durch fehlende Priorisierung und bewegen sich permanent an der Leistungsgrenze ohne Aussicht auf Regeneration.”. Nicht umsonst sieht die WHO Stress als eine der größten gesundheitlichen Risiken des 21. Jahrhunderts an.

Was ist zu tun?

Einerseits müssen Unternehmen für gesundheits- und motivationsförderliche Arbeitsprozesse sorgen, um Ihrer Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern, der Gesellschaft und der eigenen Wirtschaftlichkeit nachzukommen. In einer Arbeitswelt der Zukunft, in der alle Profiteure sind, dürfen sich Wirtschaftlichkeit und Humanität nicht mehr ausschließen, sondern müssen Hand in Hand gehen.

Andererseits müssen auch wir als Mitarbeiter dafür sorgen, an den Stellschrauben zu drehen, an denen wir drehen können, ganz nach dem Motto: `besser agieren als reagieren´. Dementsprechend wollen wir uns hier mit der Frage beschäftigen: Was können wir persönlich tun, um unseren Arbeitsalltag zu entstressen und gelassener zu gestalten? An welchen Stellschrauben können wir drehen?

 

7 Stellschrauben, um den Arbeitsplatz zu entstressen

Im Folgenden (und im nächsten Artikel) werden sieben Stellschrauben erläutert, die diesen Prozess unterstützen können:

1. Nimm Deinen Arbeitsplatz unter die Lupe

Verschaffe Dir zunächst einen Überblick über die üblich anfallenden Tätigkeiten, die innerhalb eines normalen Arbeitstages auf Dich zukommen können. Markiere solche, die Dich besonders stressen. Um der Ursache von stressauslösenden Tätigkeiten, Aufgaben oder Abläufe auf die Spur zu kommen, sieh Dir die Energie- und Zeitfresser an, die in Deinem Arbeitsalltag üblicherweise vorkommen.

Es gibt solche, die auf das persönliche Selbst- und Zeitmanagement zurückzuführen sind, wie beispielsweise eine unklare Zielsetzung, keine Tagesplanung bzw. mangelnde Prioritätensetzung, eine defizitäre Ablage, ständige Erreichbarkeit oder auch der Versuch zu viel auf einmal zu tun und das auch noch ohne Pausen.

Es gibt aber auch den menschlichen Faktor, der uns Energie und Zeit am Arbeitsplatz raub, wie ständige Unterbrechungen durch was oder wen auch immer, langwierige Besprechungen, mangelhafte Koordination und Zusammenarbeit, zu wenig oder zu späte Informationen. Aber auch persönliche Schwachstellen zählen dazu, wie beispielsweise Ungeduld, Perfektionismus, geringe Selbstdisziplin,  mangelnde Fähigkeit `nein´ zu sagen oder auch Aufschieberitis – fachsprachlich auch Prokrastination genannt.

Überlege Dir, welche Energie- und Zeitfresser auf Dich und Deinen Arbeitsplatz zutreffen und welche Du davon wie beeinflussen kannst. Einige Ansätze findest Du in den nächsten Punkten.

 

2. Setze Prioritäten

Um entspannter durch den Arbeitstag zu gehen, ist es hilfreich, sich Prioritäten zu setzen, aber bitte sinnvoll. Viele Beschäftigte verfolgen kein klares Schema und setzen ihre Prioritäten willkürlich nach Gefühl oder nehmen sich die positiven Aufgaben zuerst vor. Andere wiederum bearbeiten zunächst die unangenehmen Aufgaben oder solche, die vom Chef kommen – unabhängig davon, ob es sinnvoll ist oder nicht.

`Prioritäten setzen, heißt auszuwählen, was liegen bleiben soll.´ (H. Nahr)

`Zu einem großen Mann gehört beides: Kleinigkeiten als Kleinigkeiten und wichtige Dinge als wichtige Dinge zu behandeln.´ (G. Lessing)

 

 Wie setzt Du Deine Prioritäten?

Eine sehr einfache und äußerst hilfreiche Stellschraube ist das sogenannte `Eisenhower-Prinzip´: Aufgaben werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden. Das ist alles. Auch im Privaten kann diese Prioritätensetzung sehr hilfreich sein. Aus dieser Unterscheidung ergeben sich dann folgende Aufgabentypen:

A-Aufgaben: A-Aufgaben sind dringlich und absolut wichtig. Meist sind es die sogenannten `Feuerwehraufgaben´, die das sofortige Handeln in Krisensituationen erfordern. Sie sind nicht delegierbar und bedeuten meist höchsten Stress. Ziel ist es, diese Aufgaben zu reduzieren.

B-Aufgaben: B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringlich. Hier handelt es sich zum Beispiel um die Planung langfristiger Ziele, das Entwickeln von Konzepten oder Strategien. Diese Art von Aufgaben bereitet meist Freude und ist immer selbst zu erledigen. Sie müssen nicht sofort erledigt werden, sollten aber auch nicht auf die lange Bank geschoben werden, da sie sich sonst zu A-Aufgaben entwickeln könnten. A-Aufgaben sind meist liegengebliebene B-Aufgaben.

C-Aufgaben: C-Aufgaben sind dringlich, aber nicht wichtig. Meist handelt es sich dabei um Routineaufgaben, die zum Tagesgeschäft gehören. Manche davon erledigen sich von selbst. Viele davon sind – je nach Position im Unternehmen – delegierbar. C-Aufgaben können – sofern es sich um Routineaufgaben handelt – auch als Zeit der Entspannung betrachtet werden, sozusagen als `Tai-Chi des Alltags´. Gerade in heutigen Zeiten, in denen alles schnelllebig und vieles immer wieder neu ist, kann diese Aufgabenform die reinste Erholung sein. Es ist immer eine Frage der Perspektive.

D-Aufgaben: D-Aufgaben – auch `Papierkorbaufgaben´ genannt – sind weder dringend noch wichtig und können getrost weggelassen werden. Das Lesen mancher Mails gehört dazu, genauso wie die Durchforstung von Werbebroschüren. Welche Papierkorbaufgaben kennst Du aus Deinem Arbeitstag?

So ergibt sich folgende Matrix:

 

3. Mache ausreichend Pausen

Das A und O gesunden Arbeitens ist das Einhalten von regelmäßigen Pausen. Schon kleine Pausen können wahre Wunder bewirken. Weil der Arbeitsdruck aber oft so hoch ist, neigen viele Beschäftigte dazu, ihre Mittagspause entfallen zu lassen. Das ist nicht nur ungesund für die Mitarbeiter, sondern auch für das Unternehmen. Je weniger Pausen während der Arbeit gemacht werden, desto geringer sind Quantität und Qualität der Leistung. Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die regelmäßig Pausen einlegen, produktiver und kreativer sind. Im Verlauf einer Tätigkeit fällt die Konzentration schon nach etwa 45 Minuten ab. Wird dann weitergearbeitet, schaltet das Gehirn auf Hochleistung und verbraucht achtmal mehr Magnesium und B-Vitamine.

Installiere also regelmäßige Pausen. Manchmal reichen schon zwei bis drei Minuten. Trink einen Schluck oder iss eine Kleinigkeit. Du kannst einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft machen, in die Teeküche gehen, einen `Managerschlaf´ einlegen oder Dich mental auf Deine `Glücksinsel´ begeben. Es ist wichtig, einen Kontrast zur Arbeitstätigkeit zu schaffen. Wenn Du Deine Arbeit hauptsächlich im Sitzen verrichtest, ist Bewegung wohltuend, wie ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft oder der Gang zum Fenster. Gut sind auch Übungen für die Stützmuskulatur. Wenn es die Räumlichkeiten zulassen, mache einfach ein paar klassische Kniebeugen, Liegestütze oder Sit-ups. So kräftigst Du auch noch Deine Bein-, Rücken-, Arm- und Bauchmuskulatur und beugst schmerzhaften Fehlhaltungen vor. Wenn Du davon jeden Tag eine kleine Anzahl machst, sparst Du Dir schon das Geld für das Fitnessstudio. Weitere Tipps zu einer größeren oder kleineren Pause findest Du im Artikel: `Mit Tagträumen zum Erfolg´

Oftmals vernachlässigen wir vor lauter Stress unsere körperlichen und mentalen Bedürfnisse. Hier kann ein Pausenprotokoll helfen. Dies könnte beispielsweise so aussehen:

 

Ich wünsche Dir jetzt schon einmal viel Erfolg bei der Umsetzung😊.

Wenn Du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, empfehle ich Dir den Online-Kurs zum Artikel.

Im nächsten Artikel erfährst Du, wie Du

• Störungen entgegentreten kannst,
• ein diplomatisches `Nein´ formulierst,
• Deinen Arbeitsplatz zeitsparend gestaltest
• Deine biologische Leistungskurve sinnvoll in Deinen Arbeitsablauf integrieren kannst

 

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